Empresas ainda precisam guardar documentos físicos por até 30 anos mesmo na era digital

Mesmo com o avanço da digitalização, empresas brasileiras ainda precisam manter documentos físicos por décadas para cumprir exigências legais.

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Registros trabalhistas, contratos, documentos fiscais e prontuários médicos possuem prazos mínimos de guarda que podem chegar a 30 anos, principalmente em setores como saúde, administração pública, cartórios e instituições financeiras.

Segundo a consultoria IDC, cerca de 90% dos dados existentes no mundo foram produzidos nos últimos anos, impulsionados pela expansão digital, internet e inteligência artificial.

Com isso, cresce também a necessidade de organizar, proteger e garantir acesso seguro às informações.

A legislação brasileira determina, por exemplo, que documentos fiscais sejam guardados por pelo menos cinco anos, enquanto registros trabalhistas e previdenciários podem exigir preservação por até 30 anos.

Na área da saúde, prontuários médicos devem permanecer arquivados por ao menos 20 anos após o último atendimento.

Especialistas destacam que a guarda correta dos documentos garante segurança jurídica, transparência e rastreabilidade em auditorias e fiscalizações.

Apesar da transformação digital, muitas empresas ainda mantêm grandes volumes de arquivos físicos produzidos antes da adoção de sistemas eletrônicos.

No Sul de Santa Catarina, empresas especializadas em gestão documental atuam na organização, armazenamento e digitalização de arquivos corporativos.

Uma das estruturas da região administra atualmente mais de 88 mil caixas arquivadas, somando cerca de 265 milhões de folhas armazenadas e mais de 8 milhões de documentos digitais em nuvem.

Além da preservação física, a digitalização tem sido utilizada para facilitar o acesso às informações, com sistemas de criptografia, backups e controle de acesso para garantir segurança e proteção contra perdas de dados e ataques cibernéticos.